מדריך מומלץ
7 טיפים מנצחים לגיוס עובדים חדשים
ניהול ישיבת צוות
ניהול אפקטיבי של ישיבת צוות
ניהול ישיבת צוות רבות משתתפים ופגישות בארבע עיניים, היא דבר שבשגרה בהתנהלות ארגון. רבים מהמנהלים נוטים לחשיבה, הגורסת כי ישיבות הן שלב נחוץ וחיוני לצורך קבלת החלטות שונות בארגון.
במאמר זה, מומחי ADVISING יסקרו את התנאים המקדמיים אשר צריכים להתקיים בכדי שיעלה הצורך בקיום ישיבה ומהם הכללים הנכונים לניהול ישיבת צוות.
מאחר וקיומן של ישיבות גוזל זמן רב בהכנה מוקדמת, בניהול ובביצוע מעקב ובקרה על קבלת החלטות, יש לבדוק בקפידה את נחיצותן ואת התנאים לקיומן בצורה היעילה ביותר. האחריות בנושא זה נחה לא על כתפי המנהל אשר ביקש לזמן את הישיבה לבדו, אלא גם על כתפי המשתתפים בה, אשר נדרשים לבדוק מהי סיבת הזימון ומה מצופה מהם.
כללים לניהול ישיבת צוות בצורה היעילה והמיטבית ביותר
השלב הראשון בזימון ישיבת צוות הוא בדיקת נחיצותה. ישנם נושאים אשר ניתנים לפתרון באמצעות תקשורת ארגונית חלופית כגון אי מיילים, שיחות ועידה, שיחות וידאו ואחרים.
משהוחלט כי ישיבה היא הדרך האפקטיבית ביותר, מומלץ לזמן רק את בעלי התפקידים הנחוצים באמת ולצמצם ככל האפשר את מספר המשתתפים, על מנת שלא לגרום לבזבוז זמן של עובדים נוספים וכדי שניתן יהיה לבצע ניהול ישיבות בצורה אפקטיבית.
לאחר שנקבעו המשתתפים בישיבה, מומלץ לשלוח אליהם מבעוד מועד את רשימת הנושאים שעל הפרק, בצורה ברורה ומפורטת ככל האפשר בכדי לאפשר הכנה מוקדמת ויסודית. עוד מומלץ לפרט בזימון זה את סדר הדיון בנושאים, זאת על פי סדר חשיבותם.
חלוקת פרק הזמן שיוקצב לכל נושא תאפשר נוסף על קיום הישיבה ביעילות, אלא אף תותיר לחלק מהמשתתפים להצטרף לישיבה רק לפרקי הזמן בהם דנים בנושאים הדורשים את השתתפותם. קביעה זו תגרום למיקוד וריכוז של המשתתפים ותחושת כבוד וערך לזמנם של אחרים.
עוד מומלץ לקבוע מראש את בעל התפקיד אשר יבצע את רישום הפרוטוקול ולהנחות אותו כיצד עליו לבצע זאת. ברישום הפרוטוקול יש להקפיד על כתיבה מדויקת של הנאמר על ידי המשתתפים וכן על כתיבת ההחלטות שהתקבלו בסיומה, האחריות לביצוען, המועדים להשלמת המשימות ומנגנון הבקרה אשר יפקח על כך.
תפקיד המנהל בקיום ישיבת צוות אפקטיבית
אין בזימון הישיבה ווידוא הגעת המשתתפים כדי למלא אחר אחריותו של המנהל. עליו לוודא כי זו מתנהלת בהתאם לכללים שהוגדרו מראש, אם במסגרת הזמן ואם בנושאים שיידונו ובקביעת סדר הדיון וקבלת ההחלטות בסופה.
ניהול לקוי של הפגישה יביא לבזבוז זמנם של המשתתפים אף אם תוכננה מבעוד מועד כראוי. הייעוץ העסקי מתמקד בין השאר בפיתוח מנהיגות בקרב ההנהלה. כך, יישום יעיל של העקרונות שצוינו לעיל, מסייע בביסוס מעמדו של המנהל כמנהיג.
שילוב מיומנות ניהול ישיבת צוות בעת שינויים ארגונים ועסקיים
שינויים ארגוניים דורשים תקשורת ארגונית פתוחה וזורמת לצורך הצלחתם. בתהליך השינוי ייתכן כי יידרש קיומן של מפגשים רבים והמנהלים יידרשו לגלות גמישות ייתר ולהקפיד על כללים, שיביאו לאפקטיביות וניצול מקסימלי של הזמן.
ניהול ישיבת צוות בתנאים שונים, כמו גם בסוגים שונים של עסקים, גדולים כקטנים, הוא מיומנות נרכשת ונלמדת. במסגרת ייעוץ עסקי מקצועי תוכלו לשפר את יכולתכם לנהל ישיבות אפקטיביות, לנצל את הזמן בצורה מיטבית ולנסח החלטות ברות ביצוע.
ניהול ישיבת צוות אפקטיבי הנו סעיף אחד בהליך הייעוץ הארגוני והעסקי. השיטה שלנו ADVISING מספקת להנהלה ולסגל כלים מעשיים, תוך פיתוח מיומנויות ניהול ותפעול שחיוניות לפעילות הארגון בטווח הארוך.